İTS Bildirim Süreçleri ve Yazılım Entegrasyonu: Hattan Bildirime Kesintisiz Akış

Türkiye'de beşeri ilaç üreten veya ithal eden her firma, ürettiği her kutunun hikâyesini İlaç Takip Sistemi'ne (İTS) anlatmak zorundadır. Kutunun üzerindeki karekod ürüne tekil bir kimlik verir. Bu kimliğin hareketleri ise üreticiden depoya, depodan eczaneye kadar her noktada yapılan bildirimlerle izlenir. Kâğıt üzerinde basit görünen bu zincir, sahada birçok sistemin aynı anda doğru çalışmasını gerektirir.

Bu yazıda İTS bildirimlerinin mantığını sade bir dille anlatıyor, bu süreci yazılım tarafında nasıl kurguladığımızı ve en sık karşılaşılan sorunları paylaşıyoruz.

İTS nedir ve neden bu kadar kritiktir?

İTS, Sağlık Bakanlığı bünyesinde işletilen merkezi bir kayıt ve takip sistemidir. Beşeri tıbbi ürünleri karekod ile tekilleştirir. Üretim, ithalat, ihracat, alış, satış, devir, tüketim ve zayi gibi tedarik zinciri hareketlerini paydaşların bildirimleriyle gerçek zamanlıya yakın biçimde izler. Geri çekme ve bloke etme gibi işlemler de bu sistem üzerinden yürür.

Üretici açısından sonuç nettir: Bildirimi yapılmamış ya da hatalı yapılmış bir ürün tedarik zincirinde ilerleyemez. Depo, mal alım bildirimini yapamaz. Eczane satışta hata alır. Sorun en sonunda sevkiyat gecikmesi veya iade olarak üreticiye geri döner.

Temel bildirim türleri

İTS'de birçok bildirim ve servis bulunur. Bir üreticinin yazılım tarafında en çok ilgilendiği akışlar şunlardır:

Üretim / İthalat bildirimi

Ruhsat veya izin sahibinin, ürettiği ya da ithal ettiği ürünleri sisteme kaydettiği bildirimdir. Tedarik zincirine girecek bir ürün için zorunludur. Pratikte bu bildirim, paketleme hattında üretilen ve doğrulanan seri numaralarının listesinden beslenir.

Satış ve mal alım bildirimleri

Ürün bir paydaştan diğerine geçerken satış ve mal alım bildirimleri yapılır. Satış bildirimi aynı zamanda bir doğrulamadır. Sistem bu sırada miadı da kontrol eder, yani miadı geçmiş bir ürünün satışı kabul edilmez.

İptal ve düzeltme mantığı

İTS'de bir kayıt "düzenlenmez". Hatalı bildirimi düzeltmenin yolu, ilgili ürünleri bildirimden çıkarmak ve doğru bilgiyle yeniden eklemektir. Bu ayrıntı küçük görünür ama yazılım tasarımını doğrudan etkiler. Her bildirimin geçmişi ve iptal adımları izlenebilir biçimde tutulmalıdır.

PTS: Koli ve paletler paydaşlar arasında nasıl taşınır?

İTS'nin bir bileşeni olan Paket Transfer Sistemi (PTS), koli ve palet içeriğini paydaşlar arasında dosya olarak taşımak için kullanılır. Gönderilen dosya, standartlara uygun bir XML içeren ZIP dosyasıdır. Bu XML hangi kutunun hangi koliye, hangi kolinin hangi palete ait olduğunu anlatır. Alıcı taraf tek tek kutu okutmak yerine bu hiyerarşiyi kullanabilir.

PTS dokümanındaki önemli bir uyarının altını çizmek gerekir: PTS ile dosya göndermek, içindeki ürünler için İTS bildiriminin yapıldığı anlamına gelmez. Satış bildirimi ayrıca yapılmalıdır. Bu iki adımın birbirinden bağımsız ama tutarlı yürütülmesi, entegrasyonun en kritik noktalarından biridir. Koli ve palet hiyerarşisinin nasıl oluştuğunu agregasyon yazımızda ayrıntılı anlattık.

Bildirim akışını yazılım tarafında nasıl kurguluyoruz?

İTS, tek ürün için web arayüzü, toplu gönderim için web servisleri sunar. Üretim hacmi olan bir firmada bildirimlerin yazılım üzerinden, otomatik yapılması gerekir. İTS ve serileştirme projelerimizde bu akışı genellikle şu katmanlarla kuruyoruz:

1. Veri toplama

Hat üzerindeki doğrulama istasyonlarından ve hat yazılımından gelen seri numarası, parti ve son kullanma tarihi bilgileri tek bir yerde toplanır. Karekod verisinin yapısını serileştirme yazımızda anlattık.

2. İş kuralları ve ön kontrol

Bildirim gönderilmeden önce veri kendi sistemimizde denetlenir. Aynı seri numarası iki kez mi geldi? Parti ve miat bilgisi iş emriyle uyumlu mu? Reddedilmiş (reject) ürünler listeden ayrıldı mı? Hataların büyük kısmı İTS'ye gitmeden burada yakalanır.

3. Kuyruk ve tekrar deneme

Bildirimler bir kuyruk üzerinden gönderilir. Ağ kesintisi veya servis yanıt vermemesi durumunda kayıt kaybolmaz, kontrollü aralıklarla yeniden denenir. Aynı bildirimin iki kez gönderilmesine karşı her işlem benzersiz bir anahtarla takip edilir.

4. Yanıt işleme ve izleme ekranı

İTS'den dönen her yanıt ürün bazında kaydedilir. Hata alan ürünler, hata nedeniyle birlikte operasyon ekibinin göreceği bir ekrana düşer. Ekip sorunu çözüp tek tıkla yeniden gönderebilir. Bir vaka çalışmamızda bu yapı, bildirim sürecini elle takip gerektirmeyen bir akışa dönüştürdü.

5. Kayıt ve denetlenebilirlik

Kim, ne zaman, hangi bildirimi, hangi sonuçla yaptı? Düzenlemeye tabi bir sektörde bu sorunun cevabı her an verilebilmelidir. Bu yüzden ayrıntılı loglama ve geriye dönük sorgulanabilir kayıtlar, işin isteğe bağlı değil temel parçasıdır.

Sahada en sık karşılaşılan sorunlar

• Hat ile kurumsal sistem arasındaki kopukluk: Hat yazılımı üretilen seri numaralarını biliyor ama ERP iş emriyle eşleşmesi elle yapılıyor.
• Görünmeyen hatalar: Reddedilen bildirimler bir log dosyasında kalıyor, kimse fark etmiyor. Sorun sevkiyat günü ortaya çıkıyor.
• PTS ve bildirim tutarsızlığı: Koli içeriği gönderilmiş ama satış bildirimi eksik ya da tersi.
• Değişiklik korkusu: Yıllar içinde büyümüş, dokümantasyonu zayıf bir entegrasyon yazılımına dokunmak riskli görülüyor. Bu durumda önce mevcut akışı analiz edip test ve loglama ekliyor, sonra kademeli iyileştiriyoruz.

Bir İTS entegrasyon projesi nasıl ilerler?

Her firmanın hattı, yazılımları ve iş kuralları farklıdır. Yine de projelerimiz genellikle benzer adımlarla ilerler:

1. Mevcut akışın haritası: Seri numarasının hattan çıktığı andan bildirimin onaylandığı ana kadar hangi sistemlerin, hangi kişilerin ve hangi elle yapılan adımların devrede olduğunu birlikte çıkarıyoruz.
2. Eksik halkanın tanımı: Çoğu zaman sorun tek bir noktada toplanır. Örneğin yalnızca hata yönetimi eksiktir ya da yalnızca ERP eşleşmesi elle yapılıyordur. Kapsamı buna göre dar ve net tutuyoruz.
3. Test ortamında doğrulama: Gerçek bildirimlerden önce test verisiyle ret, eksik alan, tekrar gönderim ve ağ kesintisi senaryolarını deniyoruz.
4. Kademeli devreye alma: Yeni akış önce sınırlı bir ürün grubu veya hatla çalışır. Sonuçlar mevcut yöntemle karşılaştırılır, ardından kapsam genişletilir.
5. Eğitim ve devir: Operasyon ekibi izleme ekranını, BT ekibi ise logları ve yapılandırmayı tanır. Süreç tek bir kişiye bağımlı kalmaz.

Teknoloji seçimi üzerine kısa bir not

İTS entegrasyonu için tek bir "doğru" programlama dili yoktur. Önemli olan; servis entegrasyonunun güvenilir, hataların görünür, kayıtların denetlenebilir ve yazılımın bakımının kolay olmasıdır. Mevcut altyapınıza ve ekibinize en uygun güncel teknolojiyi seçiyor, gerekirse mevcut sistemlerinizin üzerine bir entegrasyon katmanı olarak çalışıyoruz. Genel API ve entegrasyon yaklaşımımızı ayrıca okuyabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

İTS bildirimleri elle yapılabilir mi?

Tek ürün için İTS web arayüzü kullanılabilir. Üretim hacmi olan firmalarda ise bildirimlerin web servisleri üzerinden, yazılımla ve toplu yapılması gerekir. Aksi halde hata ve gecikme riski hızla artar.

PTS ile koli gönderdiğimde satış bildirimi de yapılmış olur mu?

Hayır. PTS, koli ve palet içeriğini paydaşlar arasında taşır. İçindeki ürünler için satış bildirimi ayrıca yapılmalıdır.

Hatalı bir İTS bildirimi nasıl düzeltilir?

İTS'de kayıt düzenlenmez. Hatalı ürünler bildirimden çıkarılır ve doğru bilgiyle yeniden eklenir. Yazılımın bu adımları izlenebilir biçimde yönetmesi gerekir.

Mevcut serileştirme altyapımızı değiştirmeden entegrasyon yapılabilir mi?

Çoğu durumda evet. Mevcut hat yazılımı ile ERP ve İTS arasında eksik kalan halkayı tamamlayan bir entegrasyon katmanı geliştiriyoruz.

Benzer bir ihtiyacınız mı var? Projenizi anlatın, 1 iş günü içinde dönüş yapalım.

Adı geçen marka ve ürün adları ilgili sahiplerine aittir; softhan bu firmaların yetkili temsilcisi veya iş ortağı değildir.