İlaç Takip Sistemi Entegrasyonu Planı

Bir ilaç üreticisinde ilaç takip sistemi entegrasyonu, hat durduğu gün değil, kapsam konuşulurken şekillenir. Operasyon, hangi kutunun hangi bildirimde olduğunu sormak zorunda kalmak istemez. BT, aynı seri numarasının hatta bir, kurumsal tarafta başka bir hikâye anlatmasını istemez. Bu yazı, operasyon ve BT sorumluları için projenin nasıl kapsamlandığını ve nasıl yürütüldüğünü anlatır. Yazılımın iç düzenini değil; kimliğin nerede doğduğunu, bildirimin ne zaman yapılacağını ve bir ret geldiğinde işin nasıl toparlandığını konuşuyoruz.

Bildirimin yazılımda nasıl sıraya konduğunu İTS bildirim süreçleri yazımızda anlattık. Burada o işe başlamadan önce masaya konması gereken kararlar var. Tanımlar its.gov.tr üzerindeki İlaç Takip Sistemi sayfasından ve İTS işletme kılavuzundan alınmıştır. Bildirim kodu uydurmuyoruz. Hangi bildirimin sizin paydaş tipinizde zorunlu olduğunu her zaman güncel kılavuzdan teyit ederiz.

Projeyi kiminle ve hangi soruyla açıyoruz

İlk toplantıda operasyon ve BT aynı masadadır. Operasyon, partinin hattı ne zaman terk ettiğini ve kolinin ne zaman kapandığını bilir. BT, iş emrinin nereden geldiğini ve kesintide verinin kaybolup kaybolmadığını bilir. Kapsam, bu iki bilginin aynı cümlede buluştuğu yerdir.

Açılış sorusu şudur: bir kutunun seri numarası, doğrulandığı andan bildirimin kabulüne kadar hangi sisteme ve hangi elle yapılan adıma uğruyor? Bu harita çıkmadan yazmaya başlamak, eksik halkayı tahmin etmek olur. Eksik halka genellikle şunlardan biridir: hat sonucu geç gelir, agregasyon sevkiyattan sonra kapanır veya ret bir dosyada kalıp sevkiyat günü ortaya çıkar.

Kapsamı dar tutarız. Tüm tedarik zincirini yeniden kurmayız. Üreticinin yükümlülüğünü, mevcut hat yazılımını bozmadan kurumsal kayda bağlarız. Eczanenin hastaya yaptığı satış bu projenin işi değildir.

İTS nedir ve bildirimi kim yapar

İlaç Takip Sistemi, beşeri tıbbi ürünlerin karekod ile tekilleştirildiği ve hareketlerinin paydaş bildirimleriyle izlendiği merkezi sistemdir. İşletme kılavuzu, bildirim yapacak yerleri üreticiler, ithalatçılar, ecza depoları, eczaneler ve hastane eczaneleri olarak sayar. Üretim bildirimi ile ithalat bildirimini ruhsat veya izin sahibi yapar. Ecza deposunun ve eczanenin bildirimi kendi birimlerinin işidir.

Üretici için sonuç pratiktir. Tedarik zincirine girecek ürün önce sisteme tanıtılır. Tanıtılmamış ürün bir sonraki paydaşın mal alımında takılır; sorun sevkiyatta veya iade olarak geri döner. Proje, “hattın verisi var” diye değil, “bu veri doğru bildirimin girdisi mi?” diye başlar.

softhan bu sistemin sahibi değildir. Kabulü biz ilan etmeyiz; kabul, sistemin döndürdüğü yanıttır. Hizmetin sınırı ilaç takip ve serileştirme sayfasında yazılıdır.

Paket hiyerarşisi: kimlik ne zaman doğar

Hiyerarşi dört seviyede konuşulur. Her kimlik ayrı anda doğar. Kimlik doğmadan etiket basmak, hatalı birime resmî kimlik vermektir.

Birim. Satışa konu kutudur. Seri numarası ayrılır, karekod basılır ve doğrulama iyi demeden bildirim listesine girmez. GTIN, seri, parti ve miat ilişkisini serileştirme yazımızda anlattık.
Bağ. Birden fazla birimin ara seviyesidir. Alt birimler okunur, adet ve parti tutar, üst kimlik ancak o zaman verilir. Okunmamış kutuyu bağa koymak, geç agregasyonun ilk adımıdır.
Koli. Kimlik, içerik doğrulandıktan sonra doğar. Etiket, kutu listesi kapanmadan basılırsa hatalı koli resmî kimlik kazanır. Eksik, fazla veya başka partiden gelen birim etiket anında yakalanır.
Palet. Kimlik, palet kurulurken doğar. Palet hatta da depoda da kurulabilir. Kurulduğu yer, kaydın önce hangi sisteme yazılacağını belirler. Liste mutabık değilken palet etiketi basılmaz.

İstasyonun bu ilişkiyi nasıl kurduğunu agregasyon yazımızda anlattık. Kapsamda netleşmesi gereken, ilişkinin sevkiyat belgesinden önce kapanıp kapanmadığıdır.

Serileştirme, agregasyon ve bildirim aynı iş değildir

Üç kelime sahada sık sık birbirinin yerine kullanılır. Kapsamda ayrı satırlardır.

Serileştirme, satış birimine benzersiz kimlik vermektir. Sonuç, iyi ve reddedilen seri listesidir. Reddedilen kutu üretim bildirimine girmez.

Agregasyon, bu birimleri bağ, koli ve paletle ilişkilendirmektir. Sonuç üst-alt ağacıdır. Ağaç, bildirimin kendisi değildir. İkisi ayrı onay ister.

Bildirim, belirli birimlerin İTS'ye tanımlı bir hareket olarak iletilmesidir. Üretim bildirimi kutunun sistemde var olması, satış bildirimi bir sonraki paydaşa çıkmasıdır. İkisi de agregasyon kaydının yerine geçmez. Hiyerarşinin dosya olarak taşınması da bildirimin yapıldığı anlamına gelmez. Bu ayrımı bildirim yazımızda ele aldık.

Üreticinin adıyla andığı bildirimler

İTS'de çok sayıda işlem vardır. Bir üreticinin proje kapsamında adını doğru koyması gerekenler, its.gov.tr ve işletme kılavuzundaki şu başlıklardır. Sevkiyat diye ayrı bir bildirim tipi yoktur. Operasyonun sevkiyat dediği çıkış, üretici için satış bildirimidir.

Üretim bildirimi. Ruhsat sahibinin, ürettiği ürünü sisteme tanıtmasıdır. its.gov.tr, tedarik zincirine girecek ürün için bu bildirimi zorunlu sayar. Ürün satışa konu olmadan önce yapılmalıdır. Girdi, hatta doğrulanmış seri listesidir. Reddedilen kutu bu listede yoktur.
İthalat bildirimi. İthal ürünün sisteme tanıtılmasıdır. Yalnızca üreten bir tesiste kapsam dışıdır. Hem üreten hem ithal eden firmada iki akış ayrı iş emriyle yürür.
Satış bildirimi. Ürünün ecza deposuna, eczaneye, hastaneye veya mevzuatın izin verdiği bir sonraki paydaşa çıkışıdır. its.gov.tr bunu aynı zamanda bir doğrulama sayar. Miat da kontrol edilir. Miadı geçmiş ürün satışta kabul edilmez. Her çıkış ayrı bir bildirim konusudur.
İhracat bildirimi. Üretim bildirimi yapılmış ürünün yurt dışına çıkarılmasıdır. Üretici, ecza deposu ve ihracatçı depo kullanabilir. İhracat, yurt içi satışın yerine yazılmaz. Hangi siparişin satış, hangisinin ihracat olduğu iş emrinde bellidir.
Deaktivasyon bildirimi. Kullanılamaz ürünün kaydının kapatılmasıdır. its.gov.tr örneği imhadır. İşletme kılavuzu; sistemden çıkarma, üretim fireleri, geri çekme nedeniyle imha ve miat nedeniyle imha sebeplerini sayar. Güncel servis kılavuzunda revizyon ve sarf da vardır. Fire için ürünün üretimden başka hareketi olmamalıdır. Hiç bildirilmemiş ürüne deaktivasyon yapılmaz. Kılavuz bunu sıradan bir iptal gibi anlatmaz.
İade. its.gov.tr, alınan ürünün iadesinde mal iade bildirimini tarif eder. Ürün bir stoktan çıkar, diğer paydaşın kaydına geçer. İşletme kılavuzu, üretici ve ecza deposunun sattığı ürünü geri alırken satış iadesi yaptığını yazar. Projenin başında sizin paydaş tipiniz için hangi adın geçerli olduğunu kılavuzdan sabitleriz. İade, deaktivasyon değildir. Geri gelen kutu hâlâ bir kimlik taşır ve yeniden izlenir.

Hatalı bir üretim veya ithalat kaydında düzeltme, kılavuza göre hareket görmemiş ürünün bildirimden çıkarılmasıyla yapılır. Hareket görmüş ürün aynı yolla silinmez. Yazılım, kaydı aç ve içini değiştir diye tasarlanmaz. Çıkarma ve yeniden ekleme, izlenebilir iki adımdır.

Hat yazılımı kurumsal sisteme ne bırakır

Kurumsal sistemin hat yazılımından beklediği, ekran görüntüsü değildir. Kapanmış bir iş emrinin mutabık listesidir. En az şu alanlar, aynı kimlikle ve aynı anda gelmelidir:

İş emri, ürün, GTIN, parti ve miat
İyi bulunan seri numaraları ve doğrulandıkları an
Reddedilen seriler, ret nedeni ve reddin gerçekten hattan ayrıldığına dair teyit
Numune ve yeniden işleme ile listeden düşenler
Bağ, koli ve palet için üst kimlik, alt liste ve bu kimliğin doğduğu an
Hangi çıkışın satış, hangisinin ihracat, hangisinin iade veya deaktivasyon adayı olduğu

İş emri kapanışında hat adedi ile kurumsal adet uyuşmuyorsa bildirim başlamaz. Açık kalan fark, ertesi gün mükerrer seri veya eksik bildirim olarak döner. Hat ekranında durup kurumsal sisteme geçmeyen liste, bildirim için henüz yoktur.

Üç arıza ve operasyonun toparlanması

Mükerrer seri, aynı seri numarasının aynı GTIN için iki kez gelmesidir. Bildirimden önce dururuz. Kaynak genellikle numara havuzunun iki hatta verilmesi, yeniden basılan kutunun eski seriyle iyi listesine girmesi veya aynı dosyanın iki kez gitmesidir. İşletme kılavuzu, tekrarlayan veriden yalnızca birinin kabul edileceğini yazar. Toparlama, ikinci kopyayı yeniden göndermek değildir. Geçerli kayıt iş emri ve hat sonucundan seçilir, diğeri listeden çıkar ve yalnızca eksik birimler gider.

Geç agregasyon, koli veya paletin iç listesi kapanmadan sevkiyata inmesidir. Satış bildirimi bekler. Operasyon üst etiketi okutup alt listeyi tamamlar. Eksik kutu varsa ilişki çözülür, doğru içerik kurulur ve etiket ondan sonra esas alınır. Hiyerarşi dosyası ile satış bildirimi ayrı adımlardır. Biri açıkken araç yüklenmez. İstasyon, etiketten önce adet kontrolünü bitirir.

Bildirimin reddi, sistemin uymayan veriyi geri bildirmesidir. Operasyon nedeni ürün bazında görür. Sık nedenler: üretim bildirimi yokken satış, miadı geçmiş üründe satış, hareket görmüş üründe hatalı düzeltme ve deaktivasyona uymayan fire. Tüm parti yeniden gönderilmez. Reddedilen birimler ayrılır, veri düzeltilir, yalnızca onlar gider. Kabul edilenler yerinde kalır. Her deneme, kim tarafından ve hangi sonuçla saklanır.

Kapsam belgesi nasıl kapanır

Keşif bitince kısa bir belge yeter. Şu satırlar dolu olmalıdır:

Paydaş tipi ve bildirim listesi. Yalnızca sizin yaptığınız bildirimler. Eczanenin hastaya satışı dışarıdadır.
Hiyerarşi. Birim, bağ, koli ve palet var mı? Palet hatta mı, depoda mı kurulur? Dolmayan koli nasıl işaretlenir?
Elin değiştiği an. Satış, ihracat ve iade hangi depo hareketine bağlıdır? Bildirim irsaliyeden önce mi gider?
Mutabakat. Kapanışta fark varsa bildirim durur mu?
Ret. Ekranı kim izler, hangi ret sevkiyatı durdurur, kayıt nerede durur?
Devreye alma. Önce bir hat veya bir ürün grubu. Sonuç mevcut yöntemle karşılaştırılır, sonra kapsam genişler. Operasyon ekranı, BT kaydı teslim alır.

Test, gerçek bildirimden önce yapılır. Mükerrer seri, eksik alan, geç kapanan koli, ret ve ağ kesintisi test verisiyle koşulur. Canlı parti ilk prova değildir.

softhan bu işin neresinde durur

Biz entegrasyon katmanıyız. Hat yazılımının ürettiği iyi ve ret listesini, agregasyon ilişkisini ve kurumsal iş emrini aynı kayıtta buluştururuz. Bildirimin gidişini, dönüşünü ve yeniden denemesini operasyonun göreceği bir izde tutarız. İTS'nin yerine geçmeyiz. Bildirimi kabul eden taraf, its.gov.tr üzerindeki sistemdir. Mevcut serileştirme düzeninizi sökmeden, eksik kalan halkayı tamamlarız.

Tek bir programlama dili önermeyiz. Ölçüt; hat verisinin kaybolmaması, ret nedeninin görünmesi ve kaydın sonradan okunabilmesidir. Teknoloji, tesisin altyapısına ve ekibin sürdürebileceği seçeneğe göre keşifte yazılır.

Sık Sorulan Sorular

Üretim bildirimi olmadan sevkiyat yapılır mı?

Hayır. its.gov.tr, tedarik zincirine girecek ürün için üretim veya ithalat bildirimini zorunlu tutar. Satış bildirimi, ürün sistemde yokken yapılmaz. Sevkiyat planı bu sırayı bekler.

Kutu seri numarası ile koli kimliği aynı anda mı doğar?

Hayır. Birimin kimliği, karekod doğrulandığında doğar. Koli kimliği, içindeki birimler okunup adet tutunca ve etiket ondan sonra basılınca doğar. Palet kimliği, palet kurulurken doğar.

Reddedilen bildirimde tüm partiyi yeniden göndermek gerekir mi?

Gerekmez. Kabul edilen birimler yerinde kalır. Yalnızca reddedilen birimler, neden giderildikten sonra yeniden gönderilir. Her deneme kayıt altındadır.

softhan İTS'nin yerine geçer mi?

Geçmez. softhan, hat ile kurumsal kayıt arasında entegrasyon katmanıdır. Bildirimin kabulü, İlaç Takip Sistemi'nin döndürdüğü yanıttır.

Benzer bir ihtiyacınız mı var? Projenizi anlatın, 1 iş günü içinde dönüş yapalım.

Adı geçen sistem ve ürün adları ilgili sahiplerine aittir. softhan, İlaç Takip Sistemi'ni işleten kurumun yetkili temsilcisi veya iş ortağı değildir.

İlaç Takip Sistemi Entegrasyonu Nasıl Planlanır