GİB Entegrasyonu ve Özel Entegratör

Fatura ekranda oluşunca belge GİB'e varmış sayılmaz. Birçok ekip, kendi yazılımının e-belgeyi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığına bıraktığını düşünür. GİB entegrasyonu bu değildir. Özel entegratör yolunda şirket, belgeyi kendi sisteminden doğruca Başkanlığa gönderemez. Kayıt, izinli bir özel entegratörün sisteminden geçer. eLogo bu entegratörlere örnektir.

Akış düz bir çizgidir. Satıcı sistemi faturayı hazırlar. Entegratör şemayı denetler, imzayı tamamlar ve belgeyi GİB'e iletir. GİB belgeyi alıcının bulunduğu tarafa ulaştırır. Kabul, red ve diğer durumlar aynı yolun tersinden satıcıya döner. Bu yazı o durakları ve her durakta kimin ne yaptığını anlatır.

e-Fatura ile e-İrsaliyenin belge kurallarını, portalı ve doğrudan entegrasyonu ayrı bir yazıda ele aldık. Burada yalnızca özel entegratör üzerinden kurulan GİB entegrasyonunun katmanını açıyoruz. Başkanlığın e-belge kapısı ebelge.gib.gov.tr adresindedir. Kurallar orada yayımlanır.

Kendi yazılımınız belgeyi GİB'e bırakmaz

GİB, e-belge düzeninin sahibi ve belgelerin geçtiği merkezdir. Şirketinizin muhasebe programı veya depo ekranı değildir. Özel entegratör de Başkanlığın kendisi değildir. İzinli bir firmadır. Sizin yazılımınız bu firmanın servisine konuşur. Belgeyi Başkanlığın sistemine taşıyan taraf entegratördür.

Bu ayrım operasyonu doğrudan etkiler. Ekranda gönder düğmesine basmak, faturanın alıcıda göründüğü anlamına gelmez. Düğme, belgeyi entegratöre teslim eder. Teslim ile Başkanlığın kabulü arasında şema denetimi, imza ve yönlendirme vardır. Bu adımlar sizin ERP ekranınızın içinde tamamlanmaz.

Doğrudan entegrasyon diye ayrı bir yetki vardır. O yolda firmanın kendi bilgi sistemi Başkanlığa bağlanır. Bu, her projenin varsayılanı değildir. Ağır bir yetkilendirme ve kesintisiz bir bağlantı ister. Günlük işte kurduğumuz GİB entegrasyonu, özel entegratör üzerinden olandır. Doğrudan yolun tarifi diğer yazıdadır. Bu yazı, o yetkiyi alınmış gibi anlatmaz ve bir GİB ortaklığı iddia etmez.

Portal da ayrı bir yoldur. Düşük hacimde belge, Başkanlığın ekranından elle düzenlenebilir. Belge siparişten veya sevkiyattan doğuyorsa özel entegratör yolu, kaydın kendi sisteminizde kalmasını ve yine de GİB'e ulaşmasını sağlar.

Satıcıdan alıcıya dört durak

GİB entegrasyonu dört durakta okunur. Sıra değişmez. Bir durağı atlamak, belgenin takıldığı yeri gizler.

Satıcı sistemi. Fatura burada doğar. Satıcı ve alıcı kimliği, adres, satırlar, miktar, birim, iskonto, vergi ve toplam sizin kaydınızdır. Belge numarası ve tarih de burada anlam kazanır. Bu durak GİB değildir. ERP'niz, sevkiyat yazılımınız veya ikisinin arasındaki katmandır.
Özel entegratör. Hazırlanan belge entegratörün servisine gider. Entegratör şemayı denetler, imzayı uygular ve gönderir. Belge henüz alıcıda değildir. Servise varmış olmak, Başkanlığın belgeyi aldığı anlamına gelmez.
GİB. Başkanlık, gelen belgeyi e-belge sisteminde işler ve alıcının kayıtlı olduğu tarafa yönlendirir. Alıcı da bir özel entegratörde veya portalda olabilir. Yönlendirme sizin yazılımınızın işi değildir.
Alıcı. Belge, alıcının sisteminde görünür. Ticari faturada alıcı kabul veya red yanıtı verebilir. Temel faturada bu yanıt beklenmez. Yanıtın gerekip gerekmediği senaryoya bağlıdır. Burada önemli olan, yanıtın da aynı zincirin tersinden dönmesidir.

Dört durak, tek bir ekranda tek bir onay gibi durmamalıdır. Operatörün gördüğü cümle, belgenin hangi durakta olduğunu söyler. Aksi halde muhasebe faturayı kapanmış sayar, depo sevkiyatı bitirir, belge ise entegratörde bir alan eksikliğiyle bekler.

Alıcı tarafı sizin entegratör ekranınızın içinden yönetilmez. GİB, belgeyi alıcının bağlı olduğu sisteme iletir. Sizin kaydınız, bu iletinin sonucunu kendi entegratörünüzden okur. Satış faturası da aynı sırayı izler: kayıt sizde kesinleşir, entegratör şema ve imzayı bitirir, GİB alıcıya yönlendirir, sonuç aynı kayda döner.

Durum aynı yoldan geri döner

Gidiş tek yönlü değildir. GİB'teki sonuç, entegratörün durum servisiyle satıcı sistemine geri gelir. Dönüş, faturanın yanına yazılır. Ayrı bir posta kutusuna bırakılmaz.

İzlenecek anlamlar kısadır. İsimler entegratörün sözleşmesine göre değişir. Anlam değişmemelidir.

Kuyrukta. Belge sizin tarafta hazırdır. Entegratöre henüz teslim edilmemiştir veya teslim denemesi sürmektedir.
Entegratörde. Belge servise ulaşmıştır. Şema veya imza henüz tamamlanmamış olabilir.
Geri döndü. Şema, imza veya alan nedeniyle belge Başkanlığa gitmemiştir. Nedeni cümle olarak görünür.
GİB'e ulaştı. Başkanlık belgeyi almıştır. Bu, alıcının kabul ettiği anlamına gelmez.
Alıcıya iletildi. Belge, alıcının sisteminde görünür durumdadır.
Yanıt. Ticari faturada kabul veya red, aynı yolun tersinden döner. Temel faturada bu adım yoktur.

Ağ kesilirse kayıt yerelde kalır. Zaman aşımında yeniden deneme, aynı faturayı ikinci kez üretmemelidir. Her gönderimin bir işlem anahtarı vardır. Anahtar sizin yazılımınızdadır. Entegratörün döndürdüğü zarf veya belge kimliği bu anahtarla eşleşir. Eşleşme yoksa durum, yanlış faturanın üzerine yazılır.

Özel entegratörün üstlendiği iş

Özel entegratör dört işi üstlenir. Bu dört işi ERP'nin içine gömmek, GİB entegrasyonunu yanlış katmana taşır.

Şema. Belge, Başkanlığın yayımladığı biçime uymalıdır. Eksik kimlik, uyumsuz birim, dağılmış vergi veya tutmayan toplam entegratörde yakalanır. Entegratör denetimi yapar ve anlaşılır bir sonuç döndürür. Sizin yazılımınız bu sonucu, faturayı üreten kişiye cümle olarak gösterir.

İmza. Belgenin mali mühür veya elektronik imza ile tamamlanması entegratörün işidir. Firmanın kendi ekranı imza cihazını yönetmez. İmzalandı bilgisi, entegratörden gelen bir sonuçtur. İmza tamamlanmadan belge GİB'e gitmiş sayılmaz.

Gönderim. İmzalı belgeyi Başkanlığın sistemine iletmek entegratöre aittir. Sizin servisiniz bu adımı GİB'e karşı çağırmaz. Siz entegratöre teslim edersiniz. Teslim anı ile Başkanlığın kabul anı ayrı yazılır.

Durum. Entegratör, belgenin ve varsa alıcı yanıtının durumunu sorgulatır. Sizin yazılımınız bu sorguyu belirli aralıklarla yapar ve sonucu faturanın yanına yazar. Sorgu entegratördedir. Sonucu okuyup doğru kayda işlemek sizdedir.

eLogo bu dört işi veren entegratörlerden biridir. Başka bir izinli entegratörde servis adları ve alanlar değişir. Dört iş aynı kalır.

Firmada kalan fatura verisi, eşleştirme ve hata

Entegratör faturayı sizin yerinize kesmez. Kesilecek kayıt sizde doğar. GİB entegrasyonunda firmada kalan iş üç başlıktır.

Fatura verisi. Satıcı ve alıcı, adres, satır, miktar, birim, iskonto, vergi ve toplam sizin ana verinizdir. Sevkiyat kapandıysa miktar, kapanmış sevkiyattan gelir. Aynı sayı ikinci bir listeye elle yazılmaz. Eksik vergi kimliği veya boş birim, entegratöre gitmeden önce sizin ekranınızda durmalıdır. Şema hatasını beklemek, vardiyayı bekletir. Erken denetim, entegratörün şema işinin yerine geçmez. Aynı eksiği, belge yola çıkmadan yakalar.

Eşleştirme. Giden her belgenin sizin tarafta bir sahibi vardır. Sipariş, sevkiyat veya muhasebe kaydı bu sahip olabilir. Entegratörden dönen kimlik, bu sahiple eşleşir. Eşleşme yazılmazsa durum havada kalır. Gelen bir e-fatura da aynı işi ister. Karşı tarafın kestiği belge, sizin satın alma kaydınızla yan yana durmalıdır. Tutar veya kimlik uyuşmuyorsa eşleşme açık kalır. Açık kalan satır, ödenmiş sayılmaz.

Hata. Şema hatası, zaman aşımı ve alıcı reddi üç ayrı durumdur. Şema hatası, belgeyi düzeltip aynı işlem anahtarıyla yeniden göndermeyi gerektirir. Zaman aşımı, belgenin gidip gitmediği sorulmadan ikinci bir belge açmamayı gerektirir. Red, alıcının ticari yanıtıdır ve yeni bir fatura kararıdır. Üçünü aynı hata kutusuna koymak, ekibin yanlış işi yapmasına yol açar.

Bu üç iş özel entegratörün ekranında tamamlanmaz. Anlam, sizin siparişinizde ve sevkiyatınızdadır. Entegratör o anlamı bilmez. Başkanlık da bilmez. Eşleştirme ve hata yönetimi bu yüzden firmanın kendi yazılımında kalır.

GİB entegrasyonunu kuran katman

GİB entegrasyonu, iki programı yan yana koymak değildir. Satıcı sistemi ile özel entegratör arasındaki katmandır. Bu katmanı softhan kurar. Katman, fatura verisini sizin kaydınızdan alır, entegratörün beklediği çağrıya çevirir, dönen durumu aynı kayda yazar ve hatayı ilgili ekibe gösterir.

e-Fatura ve e-belge entegrasyonu hizmetinde belge, ERP veya sevkiyat kaydınızdan üretilir, entegratöre iletilir ve durumu aynı kayıtta izlenir. Mevcut muhasebe veya sevkiyat yazılımı yerinde kalır. Yeni bir program şart değildir.

Bu katmanla teslim ettiğimiz akış e-Fatura üzerinedir. e-İrsaliye aynı omurgaya oturabilir. Hangi belge türünün projeye gireceği baştan yazılır. Kapsam dışı bir belgeyi teslim edilmiş kabul etmeyiz. e-İrsaliyenin sevkiyat kuralları, bağlantısını verdiğimiz yazıdadır. Bu sayfa o kuralları yeniden anlatmaz ve teslim edilmiş bir e-İrsaliye işi varsaymaz.

eLogo ile çalışan bir e-Fatura işinde satıcı kaydını entegratöre bağlayan katmanı biz yazdık. Kapsam e-Fatura idi. Proje sayfası bu işi anlatır. Başka bir izinli entegratörde aynı iş bölümü geçerlidir. Siz veriyi ve eşleştirmeyi tutarsınız. Entegratör şemayı, imzayı, gönderimi ve durumu tutar. Biz ikisinin arasında dururuz.

softhan, GİB'in veya eLogo'nun iş ortağı değildir. İzinli entegratörün servisine, sizin sisteminizin konuşmasını sağlayan yazılımı yazarız. Marka adları ilgili sahiplerine aittir. Yetki, entegratörün Başkanlıkla olan kendi ilişkisindedir. O ilişkiyi biz üstlenmeyiz.

Başlamadan önce yazılan kararlar

Katman, koddan önce dört kararla netleşir.

Yol. Özel entegratör, portal veya doğrudan entegrasyon. Bu yazı birinciyi anlatır. Yol değişecekse kapsam da değişir.
Entegratör. eLogo veya başka bir izinli entegratör. Servis sözleşmesi ve test ortamı bu kararla gelir. Test ortamı olmadan canlı belgeye çıkılmaz.
Belge türü. e-Fatura ilk halkadır. Başka bir e-belge aynı katmana ayrıca eklenir. Eklenmemiş belge, ekranda varmış gibi gösterilmez.
Hatanın kime görüneceği. Muhasebe, sevkiyat veya ikisi. Görünmeyen hata, tamamlanmış sayılır. Ekrandaki cümle, servis kodu değil, yapılacak işi söyler.

Bu kararlar, hangi aracın kullanılacağından önce gelir. Belge bir kez gitmeli, durum doğru kayda yazılmalı ve hata ilgili ekibe görünmelidir. Mevcut sistem yerinde kalır.

Sık Sorulan Sorular

Kendi yazılımımız faturayı doğrudan GİB'e gönderebilir mi?

Özel entegratör yolunda gönderemez. Belge önce izinli entegratöre gider. Entegratör şemayı ve imzayı tamamlayıp GİB'e iletir. Doğrudan entegrasyon ayrı bir yetkidir ve bu yazının anlattığı akış değildir.

Özel entegratör ile firma yazılımının işi nasıl ayrılır?

Entegratör şema denetimini, imzayı, GİB'e gönderimi ve durum bilgisini üstlenir. Firma yazılımı fatura verisini üretir, belgeyi sipariş veya sevkiyatla eşleştirir ve hatayı ilgili ekibe gösterir.

eLogo dışında bir entegratörle aynı katman kurulur mu?

Evet. eLogo kullandığımız özel entegratörlerden biridir. Başka bir izinli entegratörde servis adları değişir. Şema, imza, gönderim ve durum aynı iş bölümünde kalır.

Belgenin durumu satıcıya nasıl geri gelir?

GİB sonucu entegratörün durum servisine yansır. Sizin yazılımınız bu sonucu sorgular ve faturanın yanına yazar. Alıcının kabul veya red yanıtı da aynı yoldan geri gelir.

Benzer bir ihtiyacınız mı var? Projenizi anlatın, bir iş günü içinde dönüş yapalım.

Adı geçen marka ve ürün adları ilgili sahiplerine aittir; softhan bu firmaların yetkili temsilcisi veya iş ortağı değildir.