e-Fatura ve e-İrsaliye Entegrasyonu: GİB, Özel Entegratör ve Kendi Sisteminiz

Sevkiyat bittiğinde iş bitmez. Mal hareketinin karşılığı bir e-İrsaliye, satışın karşılığı bir e-Fatura olmak zorundadır. Kâğıt üzerinde bu iki belge, depo ile muhasebe arasındaki doğal devamdır. Sahada ise kırılgan nokta çoğu zaman ERP, sevkiyat ve entegratörün arasındaki boşluktadır. Eksik alan, reddedilen belge ve kimsenin bakmadığı bir durum, ekibin ertesi gününü alır.

Bu yazıda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile özel entegratörün rollerini ayırıyor, e-Fatura ve e-İrsaliye akışını yazılım tarafında nasıl kurduğumuzu anlatıyoruz.

Üç yol: portal, özel entegratör, doğrudan entegrasyon

GİB bir entegratör değildir. e-Belge uygulamalarının düzenleyicisi ve merkezidir. e-Fatura, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ndeki tanımıyla yeni bir belge türü değildir. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir. Uygulamaya kayıtlı mükellefler, birbirlerine düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. Kayıtlı olmayan alıcıya ise mevzuatın gösterdiği e-Arşiv fatura gündeme gelir.

Hem e-Fatura hem e-İrsaliye için uygulama kılavuzunun tarif ettiği üç yol vardır:

1. GİB portalı. Temel işlemler Başkanlığın sunduğu ekrandan yapılır. Hacim düşükse ve belge elle oluşuyorsa bu yol yeterlidir.
2. Özel entegratör. Başkanlıktan izin almış bir özel entegratörün sistemi üzerinden belge gönderilir ve alınır. Firmanın kendi yazılımı, entegratörün servisleriyle konuşur.
3. Doğrudan entegrasyon. Firmanın kendi bilgi sistemi Başkanlığın sistemiyle bağlanır. GİB bu yolu, kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükellefler için tarif eder. Ayrıntı doğrudan entegrasyon sayfasındadır.

e-İrsaliye kılavuzu bir sınırı da net söyler: mükellef bu üç yoldan aynı anda yalnızca birini kullanır. Özel entegratör yolunu seçen bir firma, organizasyonundaki farklı sistemler nedeniyle birden fazla entegratörle çalışabilir. Yazılımın ilk işi, firmanın hangi yolda olduğunu ve belgelerin hangi sistemden çıkması gerektiğini netleştirmektir.

e-Fatura: belgeyi üretmek, göndermek, durumu izlemek

Belgenin biçimi UBL-TR'dir. GİB'in yayımladığı bu paket, uluslararası UBL standardının Türkiye'ye uyarlanmış halidir. Yazılımın görevi, ERP veya sevkiyat verisini bu biçime eksiksiz çevirmek ve göndermeden önce kendi içinde denetlemektir.

Senaryo, akışın şeklini değiştirir. Temel faturada alıcıdan bir kabul veya red yanıtı beklenmez. Ticari faturada alıcı, uygulama yanıtı ile faturayı kabul veya red edebilir. e-Fatura portal kılavuzu bu ayrımı senaryo alanı üzerinden tarif eder. Yazılım, ticari faturada yanıtın gelip gelmediğini izlemelidir. Yanıtı kimsenin bakmadığı bir kutuya bırakmak, faturanın akıbetini belirsiz bırakır.

Göndermeden önce yakaladığımız tipik eksikler şunlardır: alıcı kimlik numarası, birim kodu, vergi kırılımı, satır toplamı ile genel toplamın uyumsuzluğu ve daha önce düzenlenmiş bir irsaliye varsa onun numarasının ve tarihinin faturada yer almaması. Bu kontroller şema hatası olarak entegratörden dönmeden, kendi sistemimizde yapılabilir.

Gönderimden sonra her belgenin bir durumu vardır: kuyrukta, entegratöre iletildi, kabul edildi veya reddedildi. Reddedilen belgenin nedeni operasyonun göreceği bir ekranda durmalıdır. Ağ kesintisinde kayıt kaybolmaz. Zaman aşımında yeniden deneme, aynı faturanın ikinci kez gitmesine yol açmamalıdır. Her işlem benzersiz bir anahtarla takip edilir.

e-Fatura ve e-belge entegrasyonu hizmetimiz bu omurgayı kurar. Bir üretim firmasında sevkiyat sonrası faturalar elle oluşturuluyor, entegratöre elle iletiliyor ve reddedilen belgeler zor takip ediliyordu. eLogo üzerinden e-Fatura entegrasyonunda sevkiyat ve ERP verisinden e-Faturayı otomatik oluşturan, özel entegratöre ileten ve GİB tarafındaki durumunu izleyen bir akış geliştirdik. Hatalı belgeler, nedenini gösteren tek bir ekrandan yönetiliyor. Faturalama, sevkiyatın devamı haline geldi.

eLogo, bu akışta kullandığımız özel entegratördür. Başka bir lisanslı entegratörde servis sözleşmesi ve alan adları değişir; iş akışını o sözleşmeye göre kurarız: üret, doğrula, gönder, durumu izle, hatayı görünür kıl. Genel API ve entegrasyon yaklaşımımız bu katman için de geçerlidir.

e-İrsaliye: aynı aile, sevkiyat anına bağlı kurallar

e-İrsaliye de yeni bir belge türü değildir. Kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik halidir ve aynı hukuki nitelikleri taşır. Yazılım omurgası e-Fatura ile ortaktır. Fark, malın yola çıkmasına bağlı kurallardadır. Aşağıdaki noktalar e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu kaynaklıdır.

• İstisnalar dışında e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce düzenlenmiş ve başarılı biçimde Başkanlık sistemlerine gönderilmiş olmalıdır. Dikkat edilecek zaman, belge tarihi değil, belge üzerindeki fiili sevk zamanıdır.
• Özel entegratör yoluyla çalışılıyorsa, belgenin entegratörün sistemine ulaşmış olması sevkiyata başlamak için yeterlidir. Kılavuz, entegratörün belgeyi imzalayıp Başkanlığa, kendisine ulaşmasından itibaren azami 15 dakika içinde iletmesini zorunlu tutar. Yazılım, "entegratöre ulaştı" ile "Başkanlık kabul etti" durumlarını ayrı göstermelidir.
• e-İrsaliyenin iptali yoktur. Malın muhteviyatı veya alıcı hatalıysa ve fiili sevk henüz başlamamışsa, alıcı irsaliye yanıtı ile belgenin tamamını reddedebilir. Bu süre ve koşul dışında yapılan ret hükümsüzdür.
• Fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde alıcı, irsaliye yanıtı ile malların tamamını kabul edebilir veya bir kısmını kabul edip bir kısmını reddedebilir. Kabul edilmeyen malın geri gelmesi veya başka bir alıcıya gitmesi için yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.

Bu kurallar, depo ekranının tasarımını doğrudan etkiler. Yükleme onayı, belgesi oluşmamış bir sevkiyatı "tamam" saymamalıdır. Kısmi kabul ve geri dönüş ise baştan ayrı bir hareket olarak modellenmelidir. Sevkiyat adımlarının WMS ve ERP ile nasıl konuştuğunu depo ve sevkiyat yazımızda anlattık.

Teslim ettiğimiz çalışmalarda uçtan uca kurduğumuz belge akışı e-Fatura'dır. e-İrsaliye aynı omurgaya oturur. Hangi belge türlerinin projeye gireceğini baştan netleştiririz. Kapsam dışı bir belgeyi "aynı ekrandan çıkar" diye varsaymayız.

Sahada sık gördüğümüz sorunlar

• Ana veri eksiktir. Vergi kimlik numarası, unvan veya teslimat adresi sevkiyat anında tamamlanmaya çalışılır. Belge, depo kuyruğunda bekler.
• Zaman aşımı ikinci bir belge üretir. İlk gönderim aslında ulaşmıştır, yanıt geç gelmiştir, operatör yeniden basar. İşlem anahtarı bunu engeller.
• Ticari fatura yanıtsız kalır. Belge gitmiştir, kabul veya red izlenmez.
• İrsaliye ile fatura miktarı ayrışır. Sevkiyat sonrası elle düzeltme, iki belgeyi farklı hikâyeler anlatır hale getirir. Fatura, sevkiyatın kapanmış halinden üretilmelidir.
• Entegratör kesintisi depoda görünmez. Kamyon kalkar, belge kuyrukta kalır. Durum, sevkiyat ekranında da görünmelidir.

Teknoloji üzerine kısa bir not

e-Belge entegrasyonu belirli bir programlama diline bağlı değildir. Önemli olan belgenin UBL-TR kurallarına uyması, gönderimin tekrarlanmaması ve her durumun izlenebilmesidir. Mevcut ERP veya sevkiyat yazılımınız yerinde kalır. Biz aradaki halkayı tamamlarız ve teknolojiyi sizin altyapınıza göre seçeriz.

Sık Sorulan Sorular

Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon arasındaki fark nedir?

Portal, GİB'in sunduğu ekrandır. Özel entegratör, izinli bir firmanın sistemi üzerinden belge alışverişidir. Doğrudan entegrasyonda firmanın kendi sistemi Başkanlığa bağlanır. e-İrsaliyede bu üç yoldan aynı anda biri kullanılır.

Belgeyi entegratöre iletmek, GİB'in kabul ettiği anlamına gelir mi?

Gelmez. Entegratöre ulaşmak ile Başkanlığın kabulü ayrı durumlardır. Yazılım ikisini de izlemelidir.

Hatalı bir e-İrsaliye iptal edilebilir mi?

Kılavuza göre e-İrsaliyenin iptali yoktur. Fiili sevkten önce, malın içeriği veya alıcı hatalıysa alıcı belgenin tamamını reddedebilir. Sevk başladıktan sonra geri dönüş veya yeni alıcı için yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.

Mevcut ERP'mizi değiştirmeden entegrasyon yapılır mı?

Evet. ERP veya sevkiyat sisteminizdeki veriden belgeyi üreten, entegratöre ileten ve durumu izleyen bir katman geliştiriyoruz.

Benzer bir ihtiyacınız mı var? Projenizi anlatın, 1 iş günü içinde dönüş yapalım.

Adı geçen marka ve ürün adları ilgili sahiplerine aittir; softhan bu firmaların yetkili temsilcisi veya iş ortağı değildir.